Kurzantwort: Zapier hat die meisten Integrationen, bietet aber keine EU-Datenresidenz. Make rechnet je Modulaktion ab und ist bei vielen Schritten günstig. n8n rechnet pro Workflow-Lauf, speichert Cloud-Daten in Frankfurt und lässt sich selbst hosten. Für datenschutzsensible Prozesse ist n8n meist die naheliegendste Wahl.
Warum die Abrechnungseinheit wichtiger ist als der Listenpreis
Die drei großen Automatisierungsplattformen kosten auf den ersten Blick ungefähr dasselbe. Der Unterschied entsteht nicht im Tarif, sondern in der Frage, was überhaupt gezählt wird. Genau daran scheitern die meisten Kalkulationen, die wir in Erstgesprächen sehen.
n8n zählt Workflow-Ausführungen. Ein Durchlauf ist ein Durchlauf, egal ob er aus drei oder aus dreißig Schritten besteht. Auf der Preisseite steht das wörtlich: eine Ausführung ist ein einzelner Lauf des gesamten Workflows, unabhängig von der Zahl der Schritte oder der verarbeiteten Daten.
Make hat die Abrechnung auf Credits umgestellt. Jede Modulaktion im Szenario verbraucht in der Regel einen Credit, manche KI-gestützten Funktionen mehr. Router und Fehlerbehandlung sind ausgenommen. Wer also lange Ketten baut, zahlt entsprechend häufiger.
Zapier zählt Tasks. Ein Task entsteht, wenn ein Zap erfolgreich Daten bewegt oder eine Aktion ausführt. Der auslösende Trigger zählt nicht, Filter, Formatter, Paths und Verzögerungen ebenfalls nicht. KI-Schritte haben Multiplikatoren von eins bis fünf.
Für einen Betrieb bedeutet das: Ein Prozess mit vielen kleinen Schritten wird bei n8n am günstigsten, ein Prozess mit sehr vielen Durchläufen und je zwei Schritten kann bei Make oder Zapier besser aufgehen.
Der Vergleich im Überblick
| Kriterium | n8n | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Abrechnungseinheit | Workflow-Ausführung | Credit je Modulaktion | Task je Aktion |
| Kostenloser Einstieg | Self-Hosting (Community Edition) | 1.000 Credits/Monat | 100 Tasks/Monat |
| Belegter Einstiegstarif | Starter 20 €/Monat, jährlich abgerechnet | Core ab 12 USD/Monat | Professional ab 19,99 USD/Monat, jährlich abgerechnet |
| Darin enthalten | 2.500 Ausführungen | 10.000 Credits | 750 Tasks |
| Nächste Stufe | Pro 50 €/Monat, 10.000 Ausführungen | Pro ab 21 USD/Monat | Team ab 69 USD/Monat |
| Integrationen (Herstellerangabe) | 2.053 | 3.000+ | 9.000+ |
| Datenstandort Cloud | EU, Frankfurt | AWS EU oder Nordamerika | AWS USA, keine EU-Option |
| Self-Hosting möglich | ja | nein | nein |
| Lizenzmodell | Sustainable Use License (fair-code) | proprietär (SaaS) | proprietär (SaaS) |
Rechenbeispiel: 500 Leads im Monat
Nehmen wir einen typischen Prozess: Ein Formular auf der Website löst aus, danach folgen sechs Aktionen. Datensatz anlegen, Dublettenprüfung, CRM-Eintrag, Bestätigungsmail, Slack-Nachricht an den Vertrieb, Eintrag in eine Tabelle. Pro Monat 500 Anfragen.
- n8n: 500 Ausführungen. Das passt bequem in den Starter-Tarif mit 2.500 Ausführungen. Kosten: 20 Euro im Monat. Es blieben rund 2.000 Ausführungen für weitere Workflows übrig.
- Make: 500 mal 6 Aktionen ergibt 3.000 Credits. Das passt in den Core-Tarif mit 10.000 Credits. Kosten: ab 12 US-Dollar im Monat.
- Zapier: Der Trigger zählt nicht, also 500 mal 5 gleich 2.500 Tasks. Der belegte Professional-Einstieg umfasst 750 Tasks und reicht damit nicht. Zapier lässt die Task-Menge über einen Regler skalieren; den Preis für die 2.500er-Stufe zeigt die Preisseite erst nach Auswahl, deshalb nennen wir hier bewusst keine Zahl.
Die Lehre daraus ist nicht, dass n8n immer billiger ist. Sie lautet: Rechnen Sie Ihren realen Prozess durch, bevor Sie einen Tarif buchen. Ein zweiter Workflow mit 40 Schritten und 50 Durchläufen dreht das Ergebnis sofort um.
Datenschutz: der Punkt, an dem sich viele Projekte entscheiden
Zapier ist an dieser Stelle erfrischend eindeutig. In den eigenen Datenschutzangaben steht auf die Frage nach einer reinen EU-Speicherung wörtlich, dass Zapier diese Option nicht unterstützt, und dass Daten auf AWS-Servern in den Vereinigten Staaten liegen. Als Transfermechanismus dienen das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln; als Vertreter nach Artikel 27 DSGVO ist die DP-Dock GmbH in Hamburg benannt. Das ist nicht automatisch unzulässig, aber es ist eine Entscheidung, die dokumentiert und begründet werden muss.
n8n gibt für die gehosteten Tarife an, dass die Daten innerhalb der EU auf Servern in Frankfurt liegen. Beim Self-Hosting entscheiden Sie selbst. Make betreibt seine Infrastruktur laut Vergleichstabelle auf AWS in der EU oder in Nordamerika und dokumentiert EU-Zonen in seiner API-Struktur.
Wenn Sie personenbezogene Daten von Bewerbern, Patienten oder Mandanten durch eine Automatisierung schicken, ist das der Punkt, an dem die Toolauswahl vom Komfort- zum Compliance-Thema wird. Wie Sie das systematisch angehen, beschreiben wir im Beitrag DSGVO-konforme KI-Tools einführen.
Self-Hosting bei n8n: was erlaubt ist und was nicht
n8n ist ausdrücklich kein Open-Source-Projekt. Das Unternehmen schreibt in der eigenen Dokumentation, dass Open-Source-Lizenzen nach OSI-Definition keine Nutzungsbeschränkungen enthalten dürfen und man sich deshalb nicht so nenne. Stattdessen gilt die Sustainable Use License.
Praktisch heißt das für einen Mittelständler: Sie dürfen n8n auf dem eigenen Server betreiben, für interne Geschäftszwecke nutzen, eigene Nodes bauen und sogar als Dienstleister gegen Bezahlung Workflows für Kunden einrichten. Nicht erlaubt ist, n8n unter eigenem Namen zu vermarkten oder gehostet als kostenpflichtigen Dienst anzubieten. Wer Enterprise-Funktionen nutzen will, braucht ohnehin eine separate Lizenz; die entsprechenden Quelldateien sind von der Sustainable Use License ausgenommen.
Self-Hosting ist übrigens nicht kostenlos, nur anders bezahlt. Ein kleiner Server, Backups, Updates und jemand, der sich zuständig fühlt, kosten realistisch mehr als 20 Euro im Monat. Für Betriebe ohne eigene IT bieten wir das deshalb als Managed Service an.
Welches Werkzeug für welchen Betrieb?
Zapier
Sinnvoll, wenn Sie viele Nischenanwendungen verbinden müssen und Datenschutz unkritisch ist, etwa bei rein internen Benachrichtigungen ohne Personenbezug. Die Integrationsbreite ist unerreicht, die Einrichtung die einfachste der drei.
Make
Der Mittelweg. Visueller Editor, gute Fehlerbehandlung, EU-Infrastruktur vorhanden. Passt gut, wenn Sie komplexere Verzweigungen brauchen, aber keinen eigenen Server betreiben wollen.
n8n
Die Wahl, wenn Datenhoheit zählt, wenn Workflows viele Schritte haben oder wenn eigene Skripte und KI-Bausteine eingebunden werden sollen. Der Einstieg ist technischer, die Kostenkurve bei wachsender Komplexität flacher.
Welcher Prozess sich überhaupt zuerst lohnt, klären Sie am besten vor der Toolfrage. Unser Beitrag zu den fünf Prozessen, die kleine Teams sofort automatisieren sollten, gibt dafür eine Reihenfolge vor, und für die Angebotserstellung im Speziellen zeigt Angebote automatisieren den konkreten Aufbau.
Häufige Fragen
Ist n8n wirklich kostenlos?
Die selbst gehostete Community Edition ist kostenfrei verfügbar. Kosten entstehen durch Server, Wartung und Ihre eigene Zeit. Die Cloud-Tarife beginnen bei 20 Euro monatlich bei jährlicher Abrechnung (Stand September 2026).
Kann ich später von Zapier zu n8n wechseln?
Technisch ja, ein automatischer Import existiert aber nicht. Rechnen Sie damit, jeden Workflow einmal neu zu bauen. Bei fünf bis zehn Automatisierungen ist das ein bis zwei Arbeitstage, und es lohnt sich meist, dabei gleich aufzuräumen.
Was passiert, wenn ich mein Kontingent überschreite?
Die Anbieter handhaben das unterschiedlich: von der Drosselung über Zusatzpakete bis zur automatischen Höherstufung. Bei Make kosten Zusatz-Credits laut Anbieterinformation 25 Prozent mehr als Plan-Credits. Prüfen Sie das vor dem Buchen, sonst wird die erste Lastspitze teuer.
Brauche ich für diese Tools einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, in aller Regel ja. Alle drei Anbieter stellen entsprechende Vertragsdokumente bereit. Prüfen Sie zusätzlich die Unterauftragsverarbeiter und den Datenstandort.
Lohnt sich Automatisierung bei zehn Mitarbeitenden überhaupt?
Meist ja, aber selten dort, wo man zuerst hinschaut. Der Nutzen liegt weniger in eingesparten Stunden als in vermiedenen Fehlern und schnelleren Reaktionszeiten. Konkrete Beispiele finden Sie in unserer Übersicht zur KI-Automatisierung im Mittelstand.
Fazit
Die Toolfrage ist die zweite Frage. Die erste lautet, welcher Prozess wirklich weh tut und wie oft er läuft. Wenn Sie das wissen, ergibt sich die Plattform fast von selbst: Zapier für Breite, Make für visuelle Komfortabilität, n8n für Datenhoheit und Tiefe. Wenn Sie das nicht allein entscheiden möchten, sehen Sie sich unsere Leistungen zur Automatisierung an oder starten Sie mit dem KI-Check. Alle Preisangaben in diesem Beitrag stammen von den Anbieterseiten n8n, Make und Zapier und wurden am 17. August 2026 abgerufen; Tarife ändern sich häufig.
Passend dazu: Wann ein regelbasierter Workflow reicht und wann ein Agent sinnvoll ist, klärt KI-Agenten im Unternehmen: Was heute wirklich geht.
